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Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Kurz gesagt

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Dmitry Raitsen
Römerstraße 15
76669 Bad Schönborn
Deutschland
E-Mail: kontakt@archivarius.eu

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Für alle Fragen zum Datenschutz schreiben Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.

2. Diese Website

Wo die Website liegt

Die Website und der Lizenzdienst laufen auf einem Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gemietet haben. Der Server steht in Deutschland. Hetzner arbeitet in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen; darüber haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Was beim Aufruf der Seite geschieht

Damit Ihr Browser die Seite anzeigen kann, übermittelt er technisch bedingt Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und Angaben zu Browser und Betriebssystem. Der Server verwendet diese Angaben nur, um die Seite auszuliefern. Ein Zugriffsprotokoll führen wir nicht: Welche Seiten von welcher IP-Adresse aufgerufen wurden, wird nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Website überhaupt bereitstellen zu können.

Protokolle zur Sicherheit des Servers

Tritt beim Ausliefern ein technischer Fehler auf, oder weist der Server einen Verbindungsversuch ab (zum Beispiel einen Anmeldeversuch am Verwaltungszugang oder eine Anfrage an einen gesperrten Anschluss), dann speichert er die IP-Adresse und den Zeitpunkt in seinem Systemprotokoll. Wir brauchen das, um Angriffe abzuwehren und Störungen zu finden. Diese Einträge werden automatisch gelöscht, spätestens nach zwei Monaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb des Servers.

Keine Cookies, keine Besuchsmessung, keine fremden Inhalte

Anmeldung für Neuigkeiten (E-Mail)

Auf dieser Website können Sie sich in ein Formular mit Ihrer E-Mail-Adresse eintragen, um von uns Neuigkeiten zu bekommen. Das ist freiwillig; ohne die Anmeldung können Sie alles andere genauso nutzen.

Ablauf
Sie tragen Ihre Adresse ein, setzen das Häkchen (es ist nie vorgesetzt) und schicken das Formular ab. Wir schicken Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie den Link öffnen und auf „Anmeldung bestätigen“ klicken, sind Sie angemeldet (Double-Opt-in). Bestätigen Sie nicht, löschen wir Ihre Adresse nach 7 Tagen.
Was wir speichern
Ihre E-Mail-Adresse; den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung; die Fassung des Einwilligungstextes, die Sie gesehen haben; die Stelle der Seite, an der Sie sich eingetragen haben (zum Beispiel „Preise“). Das sind die Nachweise Ihrer Einwilligung. Ihre IP-Adresse speichern wir dafür nicht; sie wird nur kurz im Arbeitsspeicher des Servers gezählt, höchstens eine Stunde, damit niemand das Formular massenhaft missbraucht.
Wozu
Wir schreiben Ihnen zum Start von Archivarius, zu neuen Funktionen und Updates sowie zu Angeboten für Archivarius und weitere Produkte von uns. In jeder E-Mail steht ein Abmeldelink und unser Impressum.
Rechtsgrundlage
Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO und § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. Den Nachweis der Einwilligung speichern wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (unser Interesse, die Einwilligung belegen zu können, Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
Dienstleister
Die E-Mails (die Bestätigung und später unsere Neuigkeiten) verschicken wir über unser eigenes E-Mail-Postfach bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, die in unserem Auftrag arbeitet (Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). IONOS erfährt Ihre Adresse nur, wenn wir Ihnen eine E-Mail schicken; eine Kopie legen wir im Postfach nicht ab. Ihre Adresse selbst liegt nur auf unserem Server (siehe „Wo die Website liegt“).
Keine Messung
Wir messen nicht, ob und wann Sie unsere E-Mails öffnen oder auf Links klicken. Die E-Mails sind reiner Text: Sie enthalten keine Zählpixel, und die Links führen direkt zum Ziel.
Wie lange
Bis Sie sich abmelden. Nach der Abmeldung bleibt Ihre Adresse nur als Sperrvermerk bei uns gespeichert, damit wir Sie nicht versehentlich erneut anschreiben (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Wollen Sie auch das nicht, schreiben Sie uns: Wir löschen Ihre Adresse dann vollständig.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: mit dem Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an die Adresse unter 1. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Links zu anderen Websites

Wenn Sie einen Link zu einer anderen Website anklicken, zum Beispiel um das Programm herunterzuladen, gilt dort die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters. Erst mit Ihrem Klick erfährt dieser Anbieter Ihre IP-Adresse.

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben

Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihnen zu antworten. Unser Postfach liegt bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, die die E-Mails in unserem Auftrag speichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, wenn es um einen Kauf oder Ihre Lizenz geht, sonst Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (unser Interesse, Anfragen zu beantworten). Wir löschen Ihre Nachricht, sobald Ihr Anliegen erledigt ist. Geschäftliche Korrespondenz müssen wir sechs Jahre aufbewahren (§ 147 Abgabenordnung); so lange bleibt sie gesperrt gespeichert.

Kontaktformular

Auf der Seite Kontakt können Sie uns über ein Formular schreiben. Das ist freiwillig; Sie erreichen uns genauso per E-Mail.

Was wir verarbeiten
Ihren Namen, wenn Sie ihn angeben; Ihre E-Mail-Adresse; Ihre Nachricht; den Zeitpunkt, den die E-Mail trägt.
Wozu
Um Ihre Anfrage zu beantworten.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, wenn es um einen Kauf oder Ihre Lizenz geht, sonst Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (unser Interesse, Anfragen zu beantworten).
Weg der Nachricht
Das Formular schickt Ihre Angaben an unseren eigenen Server (siehe „Wo die Website liegt“). Der Server verschickt sie als E-Mail an unser Postfach bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, die in unserem Auftrag arbeitet (Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Der Server speichert Ihre Nachricht nicht, weder in einer Datenbank noch in einer Datei, und schreibt weder Ihre Adresse noch Ihren Text in ein Protokoll.
IP-Adresse
Ihre IP-Adresse wird nur im Arbeitsspeicher des Servers gezählt, höchstens eine Stunde, damit niemand das Formular massenhaft missbraucht. Sie steht nicht in der E-Mail und wird nicht gespeichert.
Wie lange
Wie bei jeder E-Mail an uns: Wir löschen Ihre Nachricht, sobald Ihr Anliegen erledigt ist. Geschäftliche Korrespondenz müssen wir sechs Jahre aufbewahren (§ 147 Abgabenordnung); so lange bleibt sie gesperrt gespeichert.
Keine Cookies
Das Formular setzt keine Cookies und speichert nichts in Ihrem Browser.

Kauf über Digistore24

Archivarius verkaufen wir über die Digistore24 GmbH, St.-Godehard-Straße 32, 31139 Hildesheim, Deutschland. Digistore24 ist der Verkäufer: Mit Digistore24 schließen Sie den Kaufvertrag, und Digistore24 wickelt Bestellung, Bezahlung, Rechnung, Widerruf und Rückerstattung ab. Für die Daten, die Sie auf der Bestellseite eingeben, ist Digistore24 selbst verantwortlich; es gilt die Datenschutzerklärung von Digistore24. Soweit Digistore24 und wir für einzelne Schritte der Bestellung gemeinsam verantwortlich sind (Art. 26 DSGVO), können Sie Ihre Rechte bei Digistore24 und bei uns geltend machen.

Was wir erhalten
Digistore24 teilt uns zu jeder Bestellung die Angaben mit, die wir für die Lieferung und Ihre Betreuung brauchen: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Anschrift und Ihr Land, soweit Sie diese bei der Bestellung angegeben haben, sowie Bestellnummer, Produkt, Preis, Zahlungsart, Datum und spätere Ereignisse wie Widerruf, Rückerstattung oder Rücklastschrift. Ihre Zahlungsdaten (zum Beispiel Kontonummer oder Kartennummer) erhalten wir nicht.
Wozu
Um Ihnen den Kaufcode bereitzustellen, Ihre Lizenz zu verwalten (siehe 3.1 und 3.2), Ihre Fragen zur Bestellung und zur Lizenz zu beantworten, bei Widerruf oder Rückerstattung die Lizenz zu beenden und unsere Buchhaltung zu führen.
Lizenzdienst
Unser Lizenzdienst erzeugt den Kaufcode, den Ihnen Digistore24 nach der Zahlung anzeigt, und erfährt von Digistore24, wenn ein Kauf rückgängig gemacht wird. Er speichert dazu nur die Bestellnummer, das Produkt und die Zahl der Computer, nicht Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Anschrift.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Bereitstellung des Kaufcodes und Erfüllung der Lizenz) und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
Wie lange
Solange Ihre Lizenz besteht und Fragen dazu möglich sind. Unterlagen, die wir nach Handels- und Steuerrecht aufbewahren müssen (§ 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch), bewahren wir sechs, acht oder zehn Jahre auf, je nach Art der Unterlage; in dieser Zeit sind sie für jede andere Verwendung gesperrt.
Keine Messung
Auf der Bestellseite haben wir keinen eigenen Tracking- oder Analysecode hinterlegt.

3. Das Programm Archivarius Local

Archivarius Local arbeitet auf Ihrem Computer. Ihre Dokumente, der daraus gelesene Text, Dateinamen, Suchanfragen und Ihre Fragen an ein Dokument werden nicht übertragen, auch nicht an uns. Das Programm kennt kein Benutzerkonto, sendet keine Nutzungsstatistik und keine Absturzberichte. Einen Fehlerbericht erstellt es nur auf Ihren Klick als Datei auf Ihrem Computer; ob Sie uns diese Datei schicken, entscheiden Sie.

Mit dem Internet verbindet sich das Programm ausschließlich in den folgenden vier Fällen, immer verschlüsselt.

3.1 Aktivierung mit dem Kaufcode

Wann
Nur wenn Sie im Aktivierungsfenster auf „Aktivieren“ klicken, wenn Sie dort einen Computer durch einen anderen ersetzen, und wenn Sie in den Einstellungen einen Computer freigeben.
Wohin
An unseren Lizenzdienst auf dem oben genannten Server in Deutschland.
Was übertragen wird
Ihr Kaufcode; eine Kennung Ihres Computers; das Betriebssystem (Windows, Linux oder macOS); der Name des Computers, den das Fenster anzeigt. Diesen Namen können Sie vor dem Absenden ändern oder löschen. Geben Sie einen Computer frei, überträgt das Programm stattdessen nur den Lizenzschlüssel dieses Computers und seine Kennung. Technisch bedingt in beiden Fällen auch Ihre IP-Adresse.
Die Kennung
Das Programm liest dafür eine Gerätenummer Ihres Computers aus und bildet daraus einen Hashwert. Übertragen wird nur dieser Hashwert; die Gerätenummer selbst lässt sich daraus nicht zurückrechnen. Die Kennung ist bei jeder Aktivierung desselben Computers gleich, damit eine Neuinstallation keinen weiteren Platz Ihrer Lizenz verbraucht.
Was wir speichern
Zu Ihrer Lizenz: die Bestellnummer, die Zahl der Computer und einen Hashwert des Kaufcodes. Zu jedem aktivierten Computer: die Kennung, das Betriebssystem, den Computernamen, den ausgestellten Lizenzschlüssel und den Zeitpunkt.
Was wir nicht speichern
Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Kaufcode im Klartext und Ihre IP-Adresse. Die IP-Adresse wird nur im Arbeitsspeicher gezählt, höchstens eine Stunde, um massenhafte Fehlversuche zu begrenzen.
Wozu
Um Ihnen den Lizenzschlüssel für diesen Computer auszustellen und einzuhalten, dass eine Lizenz auf so vielen Computern läuft, wie Sie gekauft haben. Der Computername dient nur Ihnen: An ihm erkennen Sie, welchen Computer Sie ersetzen.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Erfüllung des Lizenzvertrags). Das Auslesen der Gerätenummer ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, weil die von Ihnen gewünschte Aktivierung ohne sie nicht möglich ist.
Wie lange
Solange Ihre Lizenz besteht. Auf Ihren Wunsch löschen wir die Einträge; danach lässt sich die Lizenz auf keinem weiteren Computer aktivieren. Bereits aktivierte Computer arbeiten weiter.

Auf Ihrem Computer speichert das Programm nur den erhaltenen Lizenzschlüssel, nicht den Kaufcode. Ohne Aktivierung können Sie das Programm nicht dauerhaft nutzen; die Angaben sind dafür erforderlich.

Ersetzen Sie einen Computer, setzen wir die Nummer seines bisherigen Lizenzschlüssels auf eine öffentliche Liste (siehe 3.2). Die Liste enthält nur solche zufällig vergebenen Nummern, keine Angaben zu Personen oder Computern.

3.2 Liste zurückgezogener Lizenzschlüssel

Wann
Einmal kurz nach dem Start des Programms und wenn Sie selbst „Nach Updates suchen“ wählen, und nur wenn auf dem Computer ein Lizenzschlüssel gespeichert ist. Das gilt auch für die Fassung aus dem Microsoft Store.
Wohin
An unseren Lizenzdienst.
Was übertragen wird
Nichts außer der technisch nötigen IP-Adresse. Das Programm lädt die Liste und vergleicht selbst; es fragt nicht, ob ein bestimmter Schlüssel gültig ist. Wir erfahren also nicht, welcher Computer die Liste geladen hat, und speichern den Abruf nicht.
Wozu
Damit ein Lizenzschlüssel, der auf einen anderen Computer übertragen oder erstattet wurde, auf dem bisherigen Computer nicht weiter gilt.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, dass Lizenzen nur im gekauften Umfang genutzt werden.

3.3 Prüfung auf eine neue Version

Wann
Einmal kurz nach dem Start des installierten Programms und wenn Sie selbst „Nach Updates suchen“ wählen. Heruntergeladen wird eine neue Version erst nach Ihrem Klick. Die Fassung aus dem Microsoft Store fragt nicht bei GitHub an: Sie wird über den Microsoft Store aktualisiert, für den die Datenschutzbestimmungen von Microsoft gelten.
Wohin
An GitHub, wo wir die Programmversionen bereitstellen (GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA; in der EU: GitHub B.V., Prins Bernhardplein 200, 1097 JB Amsterdam, Niederlande).
Was GitHub erfährt
Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt und die bei jeder Anfrage üblichen technischen Angaben. Das Programm sendet keine Kennung, keinen Lizenzschlüssel und nichts über Ihr Archiv.
Wozu
Damit Sie Fehlerbehebungen und Sicherheitskorrekturen erhalten.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, dass Sie eine sichere und aktuelle Version nutzen.
Abschalten
Ab Version 1.0.1 können Sie die Prüfung beim Start unter Einstellungen › Updates abschalten („Beim Start nach neuen Versionen suchen“); nach Updates suchen Sie dann nur, wenn Sie selbst auf „Nach Updates suchen“ klicken. Ohne Internetverbindung arbeitet das Programm unverändert weiter.

GitHub verarbeitet Daten auch in den USA. Für die Übermittlung gilt der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum Datenschutzrahmen EU-USA (Data Privacy Framework), unter dem GitHub nach eigenen Angaben zertifiziert ist. Näheres steht in der Datenschutzerklärung von GitHub.

3.4 Laden der Suchmodelle und des Antwortmodells

Wann
Nur nachdem Sie im Programm ausdrücklich zugestimmt haben („Jetzt laden“): einmalig zwei Suchmodelle für die „Suche nach Bedeutung“ und, falls Sie es wünschen, ein Antwortmodell.
Wohin
An GitHub (wie 3.3).
Was GitHub erfährt
Ihre IP-Adresse und den Namen der geladenen Datei.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO: Sie haben diese Funktion gewünscht.

Die Modelle laufen danach vollständig auf Ihrem Computer. Was Sie suchen oder fragen, wird nicht übertragen.

3.5 Verbindung mit dem Handy

Den Abgleich mit Archivarius Mobile führt das Programm nur in Ihrem eigenen WLAN durch, direkt zwischen Ihrem Computer und Ihrem Handy, verschlüsselt mit einem Schlüssel aus dem angezeigten QR-Code und nur solange Sie das Fenster dafür geöffnet haben. Es läuft dabei nichts über das Internet oder über unseren Server.

4. Die App Archivarius Mobile

Für die Fassung aus Google Play gibt es eine eigene, kürzere Datenschutzerklärung: Sie hat keine Update-Prüfung und sendet nichts ins Internet. Der folgende Text beschreibt die Fassung zum direkten Download.

Archivarius Mobile zeigt auf Ihrem Android-Handy eine Kopie Ihres Archivs und fotografiert neue Dokumente für Ihren Computer. Fotos, Dokumente und Suchanfragen bleiben auf dem Handy und gehen nur über Ihr eigenes WLAN an Ihren Computer (siehe 3.5). Die App kennt kein Benutzerkonto und sendet keine Nutzungsstatistik.

Prüfung auf eine neue Version

Bei jedem Start fragt die App einmal bei GitHub an, ob eine neue Version bereitsteht. GitHub erfährt dabei Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt. Die App sendet keine Kennung, kein Gerätemodell und nichts über Ihre Dokumente. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (sichere und aktuelle Software); für GitHub gilt das unter 3.3 Gesagte.

Berechtigungen

5. Wer Daten erhält

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Daten erhalten nur diese Unternehmen, und nur in dem beschriebenen Umfang:

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet.

6. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte nach der DSGVO:

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe dafür nachweisen.

Schreiben Sie uns dazu eine E-Mail an die Adresse unter 1. Geht es um Ihre Lizenz, nennen Sie bitte Ihren Kaufcode: Nur über ihn finden wir Ihre Einträge, weil der Lizenzdienst weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse kennt.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel an Ihrem Wohnort. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

7. Was sonst gilt